Zmiany związane z wejściem w życie RODO w maju bieżącego roku stały się najważniejszym wyzwaniem dla e-mail marketingu. Firmy musiały zapoznać się z zasadami zgodnego z prawem pozyskiwania zgód na mailową komunikację. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych zaostrzyło wymogi w tym zakresie. Inaczej wygląda teraz zarządzanie informacjami i profilowanie, a na administratorach danych spoczywa znacznie większy zakres obowiązków.
Tematyka RODO w e-mail marketingu dotyczy nie tylko przedsiębiorców wykorzystujących e-mail w swoich działaniach marketingowych, ale również platformy, które przeznaczone są do wysyłania tym kanałem komunikacji zautomatyzowanych i spersonalizowanych wiadomości. Należy do nich m.in. platforma Redlink, która do zmian przygotowywała się już wcześniej, aby zaproponować swoim klientom narzędzie przystosowane do nowych zasad i wymogów. Takie platformy, jak Redlink, są administratorami danych oraz podmiotem przetwarzającym. To m.in. oznacza, że ma ona obowiązek informowania użytkownika o prośbach osób z jego listy mailingowej o zaprzestaniu przetwarzania ich danych.
Czy zgoda jest wymagana w każdym rodzaju komunikacji mailowej?
Tematyka RODO w e-mail marketingu to obszerna baza informacji, z którą powinny zapoznać się wszystkie firmy, które stosują w swoich działaniach mailing, newsletter, a także wysyłają drogą mailową różnego rodzaju materiały dla klientów oraz oferty handlowe. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest wymagana zawsze. Nie potrzebujesz jej, jeżeli z klientem komunikujesz się w celu realizacji zamówienia, odpowiadasz na prośbę lub zapytanie klienta o ofertę handlową, wysyłasz wiadomość na publiczny adres bądź też kontaktujesz się z klientem w temacie dochodzenia roszczeń
Ważne jest jednak, że w momencie, kiedy zakończysz komunikację z klientem w wyżej wymienionych przypadkach, nie możesz dodać jego adresu e-mail do listy mailingowej.
Relacje B2B a RODO
Tematyka RODO w e-mail marketingu dotyczy również relacji między partnerami biznesowymi. Przykładem jest sytuacja, kiedy podczas spotkania otrzymujesz od drugiej osoby wizytówkę, na której znajduje się adres e-mail. Chcąc wysłać do niego wiadomość mailową, nie musisz prosić o jego zgodę. Jest jednak jeden warunek – wiadomość ta musi dotyczyć tematu, który został poruszony podczas spotkania biznesowego. Nie możesz więc dopisać otrzymanego adresu do listy mailingowej.
Nie tylko RODO
Jeżeli prowadzisz marketing własnych produktów lub usług, to przy komunikacji mailingowej musisz uwzględnić nie tylko zasady RODO, ale również Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawo telekomunikacyjne. Według Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych dopuszczalne jest wysyłanie ofert handlowych do klientów, z którymi administrator danych ma więź pozwalającą wnioskować, że klient oczekuje kontaktu ze strony administratora. Jednak Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawo telekomunikacyjne wyraźnie wskazują nie można bez zgody wysyłać klientom drogą elektroniczną niezamówionych ofert handlowych.
Zgoda na działania e-mail marketingowe musi być sporządzona zgodnie z wytycznymi RODO. Wymagane jest stworzenie treści zrozumiałej dla odbiorcy, pisanej jasnym i prostym językiem. Tekst powinien więc informować w sposób wyraźny, w jakim celu zostaną wykorzystane jego dane osobowe i czego może się spodziewać po wyrażeniu zgody. Użytkownik musi również mieć możliwość w dowolnym momencie wycofania zgody, o czym należy go poinformować w każdym e-mailu, który od nas otrzyma.
