Certyfikacja to proces, podczas którego organizacja wprowadza zasady określonej normy, aby uzyskać dokument potwierdzający zgodność działania z jej wytycznymi.
Pierwszym etapem musi być dokładne poznanie wszystkich zapisów danej normy. Następnie należy przeprowadzić szczegółową analizę obecnej sytuacji organizacji pod kątem zgodności z zasadami w niej zawartymi. Taką kontrolę można zlecić niezależnej jednostce certyfikującej. W raporcie z audytu wstępnego znajdują się informacje dotyczące wszelkich obszarów wymagających poprawy.
Wdrażanie systemu certyfikowanego
Wprowadzenie nowego systemu do organizacji wiąże się z dostosowanie procesów w organizacji do wymagań normy. Ważną częścią tego procesu jest stworzenie kompletnej dokumentacji systemowej. Ponadto konieczne jest także przeszkolenie pracowników różnych szczebli pod kątem wymogów normy oraz nowych procedur, które mają wpływ na ich codzienną pracę. Główną rolę podczas tego etapu przygotowania do certyfikacji odgrywa pełnomocnik kierownictwa ds. danego systemu.
Audyt certyfikacyjny
Kiedy organizacja wdrożyła już wszystkie zasady danej normy, może zgłosić się do jednostki certyfikacyjnej z prośbą o przeprowadzenie audytu certyfikacyjnego. Podczas tej kontroli niezależny audytor sprawdza, czy system został zaimplementowany poprawnie. W razie wystąpienia niezgodności przedsiębiorstwo ma określony czas na wdrożenie działań naprawczych w danym obszarze. Kiedy wszystko działa już zgodnie z wytycznymi normy certyfikacja jest możliwa i organizacja otrzymuje dokument, który jest ważny przez określony czas.
Utrzymanie normy
Warto wiedzieć, że niemalże wszystkie normy zakładają ciągłą kontrolę i doskonalenie wprowadzonego systemu. Cel ten jest osiągany przez stały nadzór nad przestrzeganiem zasad normy. Ważne jest także przeprowadzanie audytów wewnętrznych przez odpowiednio przygotowanych do tego zadania pracowników. Dzięki audytom można szybko wychwycić wszelkie uchybienia i wdrożyć działania korygujące. Aby przedłużyć ważność certyfikacji konieczne jest poddanie się ponownej zewnętrznej kontroli podczas audytu recertyfikacyjnego, który rozpoczyna nowy cykl certyfikacyjny.
